Образец Описи Документов Имеющихся В Личном Деле

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела. Образец документа. Пример заполнения. Опись документов, имеющихся в личном деле. Законы о личном деле работников. Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для. Обложка для личного дела (титульный лист). Образец описи личного дела можно скачать здесь.

Внутренняя опись личного дела. Статьи по теме. Составление внутренней описи личных дел сотрудников является важной частью документооборота любого предприятия.

Назначение этого документа – облегчение поиска нужной информации в папке с личным делом работника. Как составить и вести опись личного дела и как правильно заполнить бланк этой описи, читайте в материалах данной статьи. Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих. Самые важные изменения этой осени!

Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, - непродуктивно. Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников. Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия. Это может быть приказ или распоряжение, которые регламентирует правила заполнения, ведения, обращения и хранения личных дел. Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных каждого сотрудника. Читайте по теме в электронном журнале.

Опись личного дела работника. Все необходимые для поиска и идентификации сведения должны в 2. ГОСТ 1. 79. 14- 7. Так, согласно положениям этого документа на самом верху располагаются строчки, которые заполняются сотрудниками государственных или муниципальных архивов в момент приема дел на хранение. Это могут быть код организации, код государственного архива и его наименование. Раньше эти сведения заполнялись от руки, сейчас это делается с помощью специального штампа, в любом случае, сверху нужно обязательно оставить немного места для этой информации. Далее следуют следующие обязательные элементы: Полное и сокращенное наименование организации, составившей дело (по центру); Наименование отдела, в котором состоит данный сотрудник (по центру); Если сотрудник сменил отдел работы, то предыдущий пункт заключается в скобки, а здесь пишется название нового отдела (по центру); Индекс по номенклатуре дел и номер дела (Дело .

Архивы не принимают на хранение скоросшиватели или файлы из пластика. Закон в 2. 01. 7 году устанавливает перечень документов, которые в обязательном порядке подшиваются к делу государственных служащих, для работников частных предприятий список таких документов определяет локальный нормативный акт.

По сложившейся практике в дело включают следующие документы: Опись документов в личном деле работника: бланк. Документы, которые работник предоставил при трудоустройстве в данную организацию. Заявление о приеме на работу; Резюме; Копии паспорта, СНИЛСа, ИНН; Копия диплома; Характеристики с предыдущего места работы, рекомендательные письма,Документы, изданные работодателем во время работы сотрудника.

Опись документов в личном деле работника - образец данного регистра представлен в этой статье - предусмотрена действующими .

Приказ о приеме на работу; Приказы о переводе на другую должность, в другой отдел; Приказы о поощрении или дисциплинарном взыскании; Кадровая справка; Трудовой договор во всеми дополнительными к нему соглашениями; Листы о прохождении аттестации; Свидетельства или справки об изменении личной информации работника; Должностные инструкции данного работника с отметкой о его ознакомлении с ними; Внутренняя опись. Поскольку срок хранения личного дела сотрудника обычно определяется в 7. Как уже отмечалось выше, в 2. Только он имеет право осуществлять оформление, нумерацию, опись, внесение каких- либо изменений и сдачу в архив личных дел работников. Этот специалист имеет доступ к персональным данным и он же понесет ответственность, если эти данные будут разглашены. Каждый сотрудник раз в год должен быть ознакомлен со своим делом и расписаться об этом. Данное мероприятие также осуществляется сотрудником отдела кадров, ответственным за ведение дел.

Все документы в личном деле располагаются по дате поступления. В обязательном порядке производится их нумерация, опись и прошивание.

Внутренняя опись документов либо прошивается последней, либо прикрепляется к обратной стороне титульного листа. Рассмотри подробнее, как оформляется внутренняя опись документа. Скачайте документы по теме: Внутренняя опись документов личного дела: образец.

Наименование документа ставится вверху. Под ним идет фамилия и инициалы сотрудника в именительном падеже.

Далее следуют графы, куда вносится информация, соответствующая названию графы: Порядковый номер дела в соответствии с журналом учета личных дел; Присваиваемый по номенклатуре дел индекс документа; Обозначенная арабскими цифрами дата выдачи документа; Занимаемые данным документом номера листов дела; Дата включения данного документа в дело; Примечание (данное поле используется в случае необходимости внесения уточняющих сведений о документе, например, оригинал или копия.)Обязательные поля: . Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.

Образец внутренней описи личного дела представлен ниже: Скачать чистый бланк > > > Скачать заполненный образец > > > Порядок регистрации и учета личных дел в 2. По сложившейся практике принято заводить книгу или журнал учета личных дел. Каждому делу присваивается номер согласно хронологическому порядку их заведения. Этот же номер проставляется и в самом деле. Данный журнал является единственным документом, по которому осуществляется нумерация дел.

В данном журнале могут содержаться и краткие сведения об этом деле: номер, фамилия и инициалы сотрудника, дата формирования, дата закрытия, дата передачи в архив или в другую организацию. В 2. 01. 7 году только сотрудник, назначенный приказом вести личные дела, может вносить в них изменения.

В его отсутствие данную процедуру может осуществлять назначенный приказом руководителя временно исполняющий обязанности. Все прочие сотрудники отдела кадров не имеют право работать с личными делами. Обычно исправления в дела вносятся по аналогии с исправлениями в трудовые книжки.

Например, исправление неверной фамилии осуществляется путем зачеркивания горизонтальной чертой и вписывания сверху новой фамилии. Любая другая информация исправляется аналогичным образом. Копии документов и ссылка на них (свидетельство о перемене имени, о браке или разводе) служат подтверждение всех внесенных изменений. Обращаем особое внимание, на конфиденциальность информации, содержащейся в личном деле. В 2. 01. 7 году на предприятиях должна быть продумана и организована совершенная система хранения дел, исключающая несанкционированный доступ к ним. Традиционно таким хранилищем является запирающийся на ключ металлический сейф или шкаф. Все личные дела хранятся внутри кадровой службы.

Подлежат хранению только дела сотрудников, которые состоят на работе в данный момент. После увольнения работника его дело передается в архив. На государственных или муниципальных предприятиях личные дела перед сдачей в архив течение 1. Для частных предприятий определенные сроки хранения не установлены, но на практике принято хранить дела в течение одного года после увольнения. Перед сдачей в архив дело закрывается с помощью специального заверителя. В нем содержится финальная информация о составе дело и его физическом состоянии. Данный лист должен быть подшит отдельно.

Срок хранения в архиве личных дел рядовых сотрудников – 7.

Личное дело работника - опись, состав, образец 2. Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во- первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во- вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в- третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника. Законодательные требования.

Для государственных организаций. Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело. Исключение составляют государственные и муниципальные служащие. Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 4. Федерального закона от 2.

N 7. 9- ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего.

Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 3. N 6. 09 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Для частных предприятий, ИПНи ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела. Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника. Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами. Законодательно установлены лимиты на получение сотрудниками средств защиты.

Узнайте о нормах выдачи спецодежды. Чтобы избежать уплаты лишних налогов, можно заключить с некоторыми сотрудниками гражданско- правовой договор. Читайте, в каком случае это возможно. Формирование личного дела. Оформление обложки (титульный лист)Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 1. Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение.

Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела. Программа Для Создания Паролей. В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки. Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело . Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения. Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь: Обложка для личного дела (титульный лист)Из чего состоит папка? Стоит заметить, что по ГОСТ 1.

Ни один архив не примет от организации на хранение пластиковые скоросшиватели или файлы. Перечень документов, обязательно подшивающихся в обложку, для государственных служащих установлен законом. Для иных категорий работников их  список устанавливается локальным актом предприятия. В личное дело, как правило, входят документы: Предъявляемые человеком при трудоустройстве: заявление в данную организацию о приеме на работу на определенную должность. Резюме или автобиография, коротко раскрывающая всю необходимую информацию о сотруднике. Копии основных персональных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН). Копии дипломов, подтверждающие уровень образования и квалификацию сотрудника.

Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы. Документы, издаваемые самим работодателем, а также подтверждающие изменение у работника персональных данных, например, приказ о приеме на работу, иные приказы, например, о переводе на другую должность, в другой отдел, о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении. Кадровая справка. Трудовой договор и возможные дополнительные соглашения к нему. Листы, подтверждающие прохождение работником аттестации.

Свидетельства, справки и иные документы, подтверждающие изменение личной информации о сотруднике. Должностные инструкции, с отметкой об ознакомлении с ними сотрудника. Внутренняя опись. Какие документы не подшиваются?

В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 7. Из- за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока. В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет. Заполнение документов. Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации. Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность. Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год.

Опись. Документы, в деле должны располагаться по дате поступления. Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты. Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на обратной стороне титульного листа, либо подшиваться последней. Сверху располагается наименование документа.

Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием. Обязательные поля. Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата. Образец описи личного дела можно скачать здесь: Внутренняя опись личного дела. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой). Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников.

Внесение изменений. Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности. Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий. Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации. Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе).

Хранение. Информация из личного дела строго конфиденциальна. Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.

Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников. Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 1. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок. Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела.

Указанный лист подшивается последним. Также важно знать срок хранения в государственном архиве личных дел: На обычных работников — 7. На руководящих – постоянно.

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив. Без бюрократических проволочек можно обойтись, если знать как. Смотрите, как происходит смена юридического адреса ООО. Хотите знать, как происходит распределение прибыли прошлых лет в ООО? Читайте эту статью.

Многие интересуются, как открыть строительный бизнес с нуля. А вы можете это узнать прямо сейчас. Выдача личных дел работников. Не стоит сравнивать личное дело с трудовой книжкой, выдаваемой при увольнении. Личные дела на руки работникам никогда не выдаются! Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии.

Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт.